Alles über Hybrid-Veranstaltungen und hybride Events
Sie planen eine Veranstaltung für Ihr Unternehmen und möchten sicherstellen, dass so viele Menschen wie möglich an dem Event teilnehmen können – ganz unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden oder was sie machen? Dann sollte Ihr nächstes Event eine Hybrid-Veranstaltung sein! Doch was genau steckt hinter dem Begriff “hybrides Event“ eigentlich und wie wird diese Art von Veranstaltung geschickt eingesetzt?
In diesem Beitrag erfahren Sie all das und vieles mehr! Wir präsentieren Ihnen, welche hybriden Veranstaltungsformate es gibt und wie diese Events zustande kommen. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, von welchen Vorteilen dieser spannenden Event-Kategorie Sie profitieren können und welche Nachteile Sie unbedingt vermeiden sollten.
Definition: Was ist eine Hybrid-Veranstaltung?
Bei einer Hybrid-Veranstaltung handelt es sich um eine Kombination aus einer physischen Präsenzveranstaltung und einem virtuellen Event. Während nur eine begrenzte Zahl an Zuschauern und Gästen wirklich direkt vor Ort ist, wird das Event für alle anderen per Livestream ins Internet übertragen. So können Interessierte von zu Hause (oder einem beliebigen anderen Ort) aus teilnehmen. Voraussetzung dafür ist lediglich eine stabile Internetverbindung.
Im Gegensatz zu anderen Veranstaltungen, die per Livestream ins Internet gesendet werden, geht die Hybridveranstaltung aber noch einen Schritt weiter. So soll der Online-Zuschauer mehr als ein bloßer Beobachter aus der Ferne und stattdessen ein aktiver Teil der Veranstaltung sein. Dadurch wird das Erlebnis für den Fern-Teilnehmer noch intensiver.
Um dieses Ziel zu erreichen und die Online- und Offline-Welt zu verbinden, setzen hybride Events auf zahlreiche interaktive Funktionen, die den Online-Teilnehmer besonders stark involvieren. Beispiele wären hier etwa Live-Chats, Umfragen, interaktive Spiele & Rätsel sowie kleine Wettbewerbe und virtuelle Meetingräume.
Gut zu wissen:
Laut atmosfair verursacht die An- und Abreise zu Präsenzveranstaltungen etwa 70 % der CO2-Emissionen der gesamten Veranstaltung. Durch ein hybrides Event lässt sich die CO2-Emission der Veranstaltung also deutlich reduzieren.
Welche hybriden Veranstaltungs-Formate gibt es?
Die Hybrid-Veranstaltung gibt es in ganz unterschiedlichen Formen und Ausprägungen. Sie wird sowohl zur Übertragung von Festivals und Konzerten als auch für die Präsentation von neuen Produkten oder zur Durchführung von Kongressen, Messen und Podiumsdiskussionen eingesetzt, um noch mehr Reichweite zu generieren.
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Daneben existieren aber auch noch viele weitere hybride Veranstaltungsformate. Mit zunehmender Bekanntheit hybrider Events erkennen außerdem immer mehr Unternehmen die Chancen dieser Event-Kategorie und entwickeln weitere innovative Formate. Die folgende Liste liefert also nur einen kleinen Auszug der wirklichen Möglichkeiten.
Hybride Veranstaltungsformate:
- Ausstellungen
- Betriebsrats- und Aufsichtsratsitzungen
- Hauptversammlungen
- Konzerte und Festivals
- Kulturelle Events (z. B. aus den Bereichen Kunst oder Theater)
- Messen, Kongresse und (Presse-)Konferenzen
- Paraden, Umzüge und Feste
- Produktpräsentationen und Verkaufsshows
- Schulungen & Fortbildungen
- Sportliche Events (z. B. Turniere und Meisterschaften)
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Hybrid-Event ProduktseiteBeispiele für hybride Events und Veranstaltungen
Nachdem wir Ihnen bereits einige Veranstaltungsformate vorgestellt haben, folgen nun Beispiele für hybride Events aus der Praxis.
#FinCon21 (2021)
#FinCon21 war eine Hybrid-Veranstaltung, die im Jahr 2021 sowohl vor Ort in Austin, Texas, als auch virtuell stattfand. Sie brachte Finanzblogger, Influencer, Content Creator und Fachleute aus der Finanzbranche zusammen. Die Veranstaltung bot eine Kombination aus Keynotes, Workshops und Networking-Möglichkeiten, die sich auf das Thema Finanzbildung und digitales Marketing konzentrierten. Durch das hybride Format konnten sowohl physische Teilnehmer als auch eine weltweite Online-Community interaktiv teilnehmen. #FinCon21 setzte damit neue Maßstäbe für hybride Events in der Finanzwelt, indem es sowohl persönliche Verbindungen als auch digitale Reichweite ermöglichte.
Die Emmys wurden im Jahr 2020 erstmalig als hybrides Event durchgeführt. Die Preisverleihung fand ohne Publikum vor Ort statt, während die Moderation von Jimmy Kimmel live aus dem Staples Center in Los Angeles erfolgte. Die Nominierten und Gewinner nahmen virtuell von verschiedenen Orten weltweit teil, sodass die Veranstaltung über 100 Livestreams umfasste. Trotz der ungewöhnlichen Umstände bot die hybride Durchführung eine innovative Lösung, um die Emmys sicher abzuhalten und gleichzeitig die Tradition der Preisverleihung aufrechtzuerhalten. Die virtuelle Teilnahme der Stars brachte eine besondere Dynamik und Nähe zur Veranstaltung.
Der WEC Grapevine 2020 war ein hybrides Event, das von der Meeting Professionals International (MPI) organisiert wurde. Es fand sowohl vor Ort in Grapevine, Texas, als auch online statt und brachte Event-Profis aus der ganzen Welt zusammen. Es bot eine Vielzahl von Workshops, Networking-Möglichkeiten und Expertenvorträgen, die sich auf die Zukunft der Eventbranche konzentrierten. Die hybride Struktur ermöglichte es, globale Reichweite mit lokalem Engagement zu verbinden und innovative Lösungen für die Herausforderungen der Branche zu präsentieren.
Österreich Wein veranstaltete Ende 2020 die wohl erste hybride Weinverkostung der Welt. Dazu wurden 160 Fachbesucher eingeladen, um in Moskau insgesamt 195 Weine aus Österreich zu verkosten. Über ein Online-Tool konnten die Fachbesucher per Chat oder Videotelefonat live und direkt mit den Winzern in Kontakt treten. Eine weitere Funktion, die das Online-Tool den Teilnehmern der Weinverkostung bot, war die Möglichkeit, tiefergehende Informationen sowie kurze Videos zu den Weinen und dem jeweiligen Weingut abzurufen.
Empower 21 (2021)
Empower 21 war ein hybrides Event, das Anfang 2021 in Texas stattfand. Die Teilnehmer konnten sich auf einer Plattform registrieren und dann physisch oder virtuell an bis zu 49 Veranstaltungen teilnehmen, die von Panels über Keynotes bis hin zu Workshops reichten. Darüber hinaus konnten sich Online- und Präsenzteilnehmer untereinander vernetzen, direkt miteinander kommunizieren und interagieren.
Vorteile von hybriden Events
Hybride Events bieten jede Menge Chancen, Möglichkeiten und Vorteile für Unternehmen. Das beginnt mit der wesentlich höheren Reichweite, da Zuschauer von überall auf der Welt teilnehmen können, und erstreckt sich bis zur Kostenersparnis und Aspekten der Nachhaltigkeit. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorteile von Hybridveranstaltungen.
Zuschauer können mit dem Smartphone oder Computer von überall auf der Welt an hybriden Veranstaltungen teilnehmen. Dadurch fallen weite Anfahrtswege oder hohe Reisekosten als Teilnahmehürden komplett weg. Auch die Größe der Räumlichkeiten vor Ort stellt somit bei einem hybriden Event kein Hindernis dar. Interessierte mit knappem Zeitbudget können durch den Online-Zugang außerdem ganz gezielt an einzelnen Vorträgen und Formaten teilnehmen, für die eine Anfahrt zu aufwendig gewesen wäre.
Da nur ein Teil der Zuschauer wirklich vor Ort ist, fallen auch die anzumietenden Räumlichkeiten kleiner aus. Kosten für die Verpflegung und Unterbringung von eingeladenen Talk-Gästen lassen sich ebenfalls deutlich reduzieren.
Die zahlreichen Interaktionsmöglichkeiten, die Hybrid-Veranstaltungen für Online- und Offline-Gäste bieten, ermöglichen eine aktive Teilnahme, die zu einem besonders intensiven Erleben führt. Online-Zuschauer erfahren durch die Interaktion ein individuelles Erlebnis, das zu mehr Aufmerksamkeit und einer stärkeren Bindung führt.
Wird eine Aufzeichnung der Online-Übertragung gespeichert, kann diese immer wieder verwendet werden. So lassen sich zum Beispiel auch zukünftige Veranstaltungen effektiv bewerben. Das führt zu mehr Teilnehmern und noch mehr Erfolg bei der nächsten Hybridveranstaltung.
Individualisierung und Personalisierung werden immer wichtiger in der erfolgreichen Kundenansprache. Hybride Events lassen sich in ihrer Online-Form individuell gestalten und auf den Kunden oder eine Kundengruppe ausrichten, z. B. durch ein auf die jeweilige Zielgruppe ausgerichtetes Design der Event-Plattform.
Hybride Events bieten auch aus einer Umwelt- und Nachhaltigkeitsperspektive eine interessante Alternative zu reinen Präsenzveranstaltungen. Durch die reduzierte Zahl an anreisenden Teilnehmern kann etwa CO2 eingespart werden. Auch anfallender Verpackungsmüll vor Ort lässt sich durch die Online-Teilnahme vermeiden.
Nachteile von hybriden Events
Neben den vielen Vorteilen von hybriden Events, gibt es aber auch einige Nachteile oder Herausforderungen, für die Lösungen gefunden werden müssen, damit die Hybrid-Veranstaltung zu einem echten Erfolg werden kann.
Um eine hybride Veranstaltung durchzuführen bedarf es einiger technischer Mittel und Gerätschaften. Sollen diese nicht von einer Agentur gemietet, sondern selbst gekauft werden, fallen hier zunächst einige Investitionskosten an.
Um nicht nur die Teilnehmer vor Ort, sondern auch die Online-Teilnehmer jederzeit perfekt betreuen zu können, ist zusätzliches Personal notwendig. Dieses muss außerdem bezüglich technischer Fragestellungen geschult sein, um Teilnehmern bei auftretenden Technikproblemen schnell weiterhelfen zu können.
Wer eine Hybrid-Veranstaltung durchführen will, muss im Prinzip zwei Veranstaltungen organisieren, da sich die Wünsche und Bedürfnisse von Präsenz- und Online-Teilnehmern voneinander unterscheiden. Gleichzeitig muss eine Brücke zwischen beiden Events geschlagen werden, um ein gemeinsames Erleben beider Gruppen zu ermöglichen.
Fazit zum Thema Hybrid-Veranstaltung
Hybride Veranstaltungen und Events bieten großartige Möglichkeiten, auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen oder wenn nur kleine Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, große Events mit einer unbegrenzten Zahl an Teilnehmern durchzuführen.
Die vielen interaktiven Möglichkeiten sorgen auch bei Online-Teilnehmern für ein spannendes Erlebnis, das den Zuschauer zum Mitgestalter macht und die sonst eher knappe Aufmerksamkeit von Internetnutzern besonders lange binden kann.
Wir sind der Meinung, dass die Bedeutung von hybriden Events in den kommenden Jahren noch drastisch zunehmen wird. Neue Formen der Interaktion werden die Grenzen zwischen physischem und virtuellem Raum zunehmend schwinden lassen und ganz neue Erlebnisse ermöglichen.
Unternehmen, welche die Chancen hybrider Veranstaltungen so gut wie möglich für sich nutzen wollen, sollten sich an einen erfahrenen Anbieter für hybride Events wie muthmedia wenden. So lassen sich viele Fehler und Komplikationen in der Planung und Durchführung der komplexen Hybridveranstaltungen direkt umgehen und alle Chancen und Möglichkeiten ausschöpfen.
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