Virtuelle Hauptversammlung: Der optimale Ratgeber mit nützlichen Tipps

Nachdem die virtuelle Hauptversammlung einberufen wurde, müssen Sie den Teilnehmern eine Einladung senden, die wichtige Informationen über die Veranstaltung enthalten. Diese Informationen beinhalten eine Anleitung zum Zugang und der Teilnahme an der Veranstaltung und das Datum, die Uhrzeit, Dauer und auch den Zugangslink für die Versammlung. Darüber hinaus müssen Sie die Empfänger auch darüber aufklären, wie sie über Beschlüsse abstimmen, Fragen stellen und Kommentare abgeben können. Schließlich ist es empfehlenswert, eine Erinnerungs-Mail nach der Anmeldungsbestätigung zu senden, die den Livestream-Link und die persönlichen Zugangsdaten noch einmal explizit beinhaltet.

Zu der Vorbereitung der Livestream Produktion gehören verschiedene Aspekte, die unbedingt beachtet werden müssen. Zum einen müssen die Inhalte der Veranstaltung gut vorbereitet werden und zum anderen muss die Produktion des eigentlichen Livestream auch mithilfe eines High-End Equipments, bestehend aus hochwertiger Kamera-, Licht- und Tontechnik unterstützt werden. Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer professionellen Agentur wie muthmedia entscheiden, müssen Sie sich selbst nicht um die Suche einer Location kümmern, die für die Podiumsveranstaltung der Mitglieder benötigt wird. Darüber hinaus wird auch für eine sichere Übertragung und stabile Internetverbindung gesorgt.

Die Wahl erfolgt über ein vorgefertigtes, datensicheres Formular. Zum geplanten Zeitpunkt können die Teilnehmer, die berechtigt sind, ihre Stimmen abgeben. Hier entsteht auch die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum festzulegen oder eine vorzeitige Stimmabgabe zu gewähren. Die Ergebnisse werden im Anschluss ausgewertet und dieser Vorgang wird für jeden weiteren Beschluss wiederholt. Sie haben auch die Option, einen Testdurchlauf zu starten, damit Sie sich mit dem System vertraut machen können.

Aufgrund des technischen Einsatzes ist die Auswertung der Stimmabgaben erheblich schneller möglich als bei einer klassischen Hauptversammlung. Eine Kommunikation der Ergebnisse ist während einer virtuellen Hauptversammlung enorm wichtig und wird auch gesetzlich vorgeschrieben. Aus diesem Grund können Sie Ihre Ergebnisse durch interaktive Charts einblenden. Um auf Fragen einzugehen, können Teilnehmer Ihre virtuelle Hand heben und sich somit aktiv an dem Geschehen beteiligen. Der Moderator zum Beispiel hat die Möglichkeit, die Fragen zu sehen und auch direkt zu beantworten.

Diese können durch Aktionäre, abhängig von der Art der gewählten Kommunikation, in der Videoübertragung gestellt werden. Somit sind Aktionäre wie bei der physischen Hauptversammlung in der Lage, neue Beschlussvorschläge einzubringen und Verfahrensanträge zu stellen. Dadurch entsteht jedoch das Risiko einer Zufallsmehrheit und deswegen sollen sich Gesellschaften absichern, dass große Aktionäre in Echtzeit an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen und sie unterstützen.