Seit etwa zwei Jahren werden etliche Meetings, Veranstaltungen und Events in einem virtuellen Raum abgehalten, um die Gesundheit der Teilnehmer und Veranstalter zu schützen. Trotzdessen benötigten viele Unternehmen eine Lösung, um ihre jährlichen Hauptversammlungen abhalten zu können, in der sich Aktionäre treffen und bestimmte Aufgaben erfüllen. Rein virtuelle Hauptversammlungen dienen aus diesem Grund als eine perfekte Alternative, die sogar mithilfe einer Gesetzesänderung komplett rechtskonform organisiert und abgehalten werden können.
Natürlich sind auch bei der Planung und Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung einige Dinge zu beachten, um einen reibungslosen und professionellen Ablauf Ihrer Veranstaltung zu bewirken. Eine virtuelle Hauptversammlung erfordert die Nutzung einer hochwertigen Technik und möglicherweise auch die Hilfe eines erfahrenen Anbieters, um die gleiche Wirkung einer physischen Veranstaltung zu erzielen.
In diesem Blogbeitrag erläutern wir die wichtigsten Faktoren einer virtuellen Hauptversammlung, die Sie unbedingt beachten müssen und geben Ihnen fünf Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung.
Virtuelle Hauptversammlungen sorgten bei vielen großen Unternehmen für eine Ersparnis in Millionenhöhe.
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Alles zum Thema Virtuelle Hauptversammlung
Eine virtuelle Hauptversammlung ist eine Versammlung, die von Unternehmen und ihren Aktionären über eine virtuelle Online-Veranstaltungsplattform abgehalten wird. Das Ziel einer virtuellen Hauptversammlung ist es, den Aktionären und der Geschäftsführung die Möglichkeit zu geben, Geschäftsergebnisse zu diskutieren, über Beschlüsse abzustimmen, den Vorstand zu befragen und mit anderen Aktionären in Kontakt zu treten. Vor der Pandemie war es unklar, ob die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen rechtlich vertretbar ist. Das hat sich jedoch schnell geändert und das virtuelle Format gewann im Laufe der Zeit große Beliebtheit.
Alles zum Thema Virtuelle Hauptversammlung
Aufgrund des im März 2020 erlassenen „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-. Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (COVMG) dürfen sich Unternehmen auch legal in einem virtuellen Raum versammeln, um eine virtuelle Hauptversammlung durchzuführen. Hierfür werden Bild- und Tonaufnahmen der Versammlungen erlaubt und auch Stimmrechtsausübungen und Vollmachtserteilungen ermöglicht. Um die Planungssicherheit auch für das Jahr 2022 zu gewährleisten, wurde dieses Gesetz verlängert. Außerdem soll ein Gesetzesentwurf des Bundesjustizministeriums eine dauerhafte Verankerung der virtuellen Hauptversammlungen ermöglichen, besonders infolge der positiven Ergebnisse, die durch die virtuellen Veranstaltungen erzielt wurden.
Diese Regelung betrifft Unternehmen, Vereine, Verbände, Genossenschaften oder Stiftungen, die eine virtuelle Hauptversammlung planen möchten. Außerdem verlangt die Entscheidung für eine virtuelle Hauptversammlung eine Grundlage in der Gesellschaftssatzung, damit die Aktionäre über das Format entscheiden können. Die Regelung in der Satzung oder eine Ermächtigung des Vorstands soll fünf Jahre gültig sein, damit die Legitimation der Entscheidung regelmäßig erneuert wird.
Die Mitglieder der Verwaltung sowie der Versammlungsleiter, Notar und Abschlussprüfer sollten auch bei einer virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären auf einem Podium gesehen werden und aus diesem Grund gilt für sie eine Präsenzpflicht. Jedoch kann diese Präsenzpflicht auch für Mitglieder des Aufsichtsrats in bestimmten Fällen ausgesetzt werden und wird somit in eine beidseitige Übertragung umgewandelt.
Es ist auch nennenswert, dass die Vorschriften des Aktiengesetzes die Anfechtungsmöglichkeiten im Falle technischer Störungen begrenzen, um die Anfechtungsrisiken für die Gesellschaften abzuschwächen. Das Anfechtungsrecht ist über technische Störungen hinaus trotzdem eröffnet und kann genutzt werden, wenn der Gesellschaft der Vorsatz oder eine grobe Fahrlässigkeit vorgeworfen wird. Gesellschaften sollen somit davor geschützt werden, dass Anfechtungen nur aufgrund der verwendeten Technik eingeworfen werden können.
Voraussetzungen für eine virtuelle Hauptveranstaltung:
Die rechtliche Grundlage Ihrer virtuellen Hauptversammlung muss unbedingt im Voraus geprüft werden.
Alles zum Thema Virtuelle Hauptversammlung
Eine virtuelle Hauptversammlung muss natürlich nicht nur inhaltlich im Voraus geplant werden, sondern auch die eigentliche Durchführung und Produktion des Livestream. Erfahrene Livestream-Anbieter können Ihnen bei diesem Prozess behilflich sein und kümmern sich auch um eine reibungslose und sichere Durchführung Ihrer virtuellen Hauptversammlung.
Nachdem die virtuelle Hauptversammlung einberufen wurde, sollten die Teilnehmer mindestens 21 Tage vor der eigentlichen Versammlung darüber informiert werden. Demgemäß muss die Hauptversammlung also nach der Einberufung ausgiebig geplant und organisiert werden, wobei auch die rechtliche Grundlage beachtet werden muss.
Nachdem die virtuelle Hauptversammlung einberufen wurde, müssen Sie den Teilnehmern eine Einladung senden, die wichtige Informationen über die Veranstaltung enthalten. Diese Informationen beinhalten eine Anleitung zum Zugang und der Teilnahme an der Veranstaltung und das Datum, die Uhrzeit, Dauer und auch den Zugangslink für die Versammlung. Darüber hinaus müssen Sie die Empfänger auch darüber aufklären, wie sie über Beschlüsse abstimmen, Fragen stellen und Kommentare abgeben können. Schließlich ist es empfehlenswert, eine Erinnerungs-Mail nach der Anmeldungsbestätigung zu senden, die den Livestream-Link und die persönlichen Zugangsdaten noch einmal explizit beinhaltet.
Zu der Vorbereitung der Livestream Produktion gehören verschiedene Aspekte, die unbedingt beachtet werden müssen. Zum einen müssen die Inhalte der Veranstaltung gut vorbereitet werden und zum anderen muss die Produktion des eigentlichen Livestream auch mithilfe eines High-End Equipments, bestehend aus hochwertiger Kamera-, Licht- und Tontechnik unterstützt werden. Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer professionellen Agentur wie muthmedia entscheiden, müssen Sie sich selbst nicht um die Suche einer Location kümmern, die für die Podiumsveranstaltung der Mitglieder benötigt wird. Darüber hinaus wird auch für eine sichere Übertragung und stabile Internetverbindung gesorgt.
Die Wahl erfolgt über ein vorgefertigtes, datensicheres Formular. Zum geplanten Zeitpunkt können die Teilnehmer, die berechtigt sind, ihre Stimmen abgeben. Hier entsteht auch die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum festzulegen oder eine vorzeitige Stimmabgabe zu gewähren. Die Ergebnisse werden im Anschluss ausgewertet und dieser Vorgang wird für jeden weiteren Beschluss wiederholt. Sie haben auch die Option, einen Testdurchlauf zu starten, damit Sie sich mit dem System vertraut machen können.
Aufgrund des technischen Einsatzes ist die Auswertung der Stimmabgaben erheblich schneller möglich als bei einer klassischen Hauptversammlung. Eine Kommunikation der Ergebnisse ist während einer virtuellen Hauptversammlung enorm wichtig und wird auch gesetzlich vorgeschrieben. Aus diesem Grund können Sie Ihre Ergebnisse durch interaktive Charts einblenden. Um auf Fragen einzugehen, können Teilnehmer Ihre virtuelle Hand heben und sich somit aktiv an dem Geschehen beteiligen. Der Moderator zum Beispiel hat die Möglichkeit, die Fragen zu sehen und auch direkt zu beantworten.
Diese können durch Aktionäre, abhängig von der Art der gewählten Kommunikation, in der Videoübertragung gestellt werden. Somit sind Aktionäre wie bei der physischen Hauptversammlung in der Lage, neue Beschlussvorschläge einzubringen und Verfahrensanträge zu stellen. Dadurch entsteht jedoch das Risiko einer Zufallsmehrheit und deswegen sollen sich Gesellschaften absichern, dass große Aktionäre in Echtzeit an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen und sie unterstützen.
Aktionäre können ganz bequem und standortabhängig an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen.
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Folgende Tipps und Tricks helfen Ihnen auf dem Weg zu einer erfolgreichen virtuellen Hauptversammlung und unterstützen Sie dabei den Ablauf klar zu strukturieren:
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Die Vorteile einer virtuellen Hauptversammlung sind offensichtlich und die neue rechtliche Grundlage unterstützt ebenfalls die Verankerung eines virtuellen Formats im Angesicht der Digitalisierung. Eine virtuelle Hauptversammlung ist nicht nur eine praktikable Option in Krisenzeiten und bei geografischen Einschränkungen, sondern bietet auch eine Reihe von Vorteilen, von denen Unternehmen, Gesellschaften und Co. profitieren. Virtuelle Veranstaltungen verbessern die Zugangsmöglichkeiten für alle Teilnehmer und dadurch wird die Veranstaltung effektiver, da sie alle Ihre Aktionäre einbeziehen und nicht nur diejenigen, die an der physischen Veranstaltung teilnehmen können.
Sie können sich auch für eine professionelle Livestream Agentur wie muthmedia entscheiden, die Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer virtuellen Hauptversammlung tatkräftig unterstützt, während Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Wir setzen all Ihre Wünsche für Sie um und sorgen für eine sichere Übertragung Ihrer virtuellen Hauptversammlung mit einer hohen Bild- und Tonqualität. Nehmen Sie einfach ganz unverbindlich Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch.
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Samira Deq2022-03-30 13:05:482024-04-24 16:50:06Virtuelle Hauptversammlung Ratgeber
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Redaktion2022-02-07 18:01:102024-04-24 17:02:47Lernvideo: Arten, Vorteile & Einsatzgebiete
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