Virtuelle Messe

Eine virtuelle Messe als Marketinginstrument ist DIE digitale Lösung für Messen, Kongresse und Events – ob als vollständiger Messe-Ersatz oder als digitale Ergänzung zu Ihrem Live Event. Aufgrund seiner plattformunabhängigen Informationsübertragung in Echtzeit, der hohen Interaktivität via Chat- und Kommentarfunktionen im Internet sowie der ortsunabhängigen Verfügbarkeit gelten virtuelle Messen als zukunftsfähiger Trend im Messemarketing.

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Was ist eine virtuelle Messe? Die Definition einer virtuellen Messe besagt, dass diese aufgrund der Online Übertragung nicht ortsgebunden ist. Somit ermöglichen Veranstalter mit Hilfe dieser digitalen Erweiterung Menschen auf der ganzen Welt eine Teilnahme. Wie gewohnt wird auch die virtuelle Messe in einem bestimmten Zeitraum abgehalten. Die Übertragung ist also zeitlich begrenzt.

Die virtuelle Messe eröffnet für Veranstalter, Aussteller und Messebesucher zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten:

• Kostengünstiger: Die Kosten einer virtuellen Messe sind geringer, da Kosten für Location, Infrastruktur und Versorgung von Messe-Besuchern und Ausstellern komplett entfallen. Ebenfalls können Aussteller auf Auf- und Abbaukosten verzichten und müssen lediglich vergleichsweise niedrige Lizenz-Gebühren tätigen.
• Zeitersparnis: Auch Raumbuchungen und weitere Projektmanagement-Aufgaben entfallen. Geben Sie die Organisation in die Hände eines erfahrenen Virtuellen Messe Anbieters, können Sie sich ganz auf Ihre inhaltlichen Kerngebiete fokussieren. Zudem profitieren Besucher und Aussteller von einer virtuellen Messe, da An- und Abreisen nicht anfallen.
• Flexibilität: Die Informationsvermittlung verläuft absolut flexibel. Besucher können an der virtuellen Messe teilnehmen – unabhängig ihres Standortes. Dabei können die Teilnehmer nicht nur von überall, sondern auch jederzeit auf das Event zugreifen.
• Kommunikation: Dadurch, dass Personen digital interagieren, werden potenzielle Hemmungen und Anlaufschwierigkeiten beseitigt. Aussteller und Besucher können sich über Chat-Funktionen direkt austauschen und die Beratung, bzw. das Networking, wie gewohnt starten.

Nach dem Erstkontakt mit Ihrem bevorzugten Anbieter für virtuelle Messen entwerfen die Digital-Experten einen Nachbau des Messegeländes und der Messestände in Form von 2D- oder 3D-Modellen. Zusätzlich können Sie auf Virtual Reality zurückgreifen sowie Bilder, Videoproduktionen oder gar interaktive Broschüren in Ihre virtuelle Messe integrieren lassen. Innovativität und eindrucksvolle digitale Erlebnisse erzeugen – das ist bei der virtuellen Messe eben sehr wichtig. Schließlich sind die virtuellen Messestände der erste Kontaktpunkt – wie auch bisher bei realen Ausstellungsständen. Indem Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen multimedial aufbereiten, machen Sie auf sich aufmerksam und generieren Sie Anfragen.

Aus Sicht der Messeteilnehmer entwickeln Anbieter zur Erleichterung des Umgangs mit der virtuellen Messe ein Abbild der realen Messe. Sie erstellen ein Konzept und schaffen eine thematische Abgrenzung in virtuellen „Hallen“ „Räume“ oder „Pavillons“. Die Präsentation der Aussteller, Keynote Speaker und Unternehmen erfolgt dann mittels virtueller „Stände“ innerhalb solcher Hallen und Räume. Die Folge: Für Teilnehmer wird die virtuelle Messe übersichtlich und erscheint, wie ein realer Messerundgang.

Welche Funktionen können Sie in virtuelle Messen einbauen:

• Informationsmaterial und Broschüren anbieten – als PDF, Bild oder gar mittels interaktivem Video oder personalisiertem Video.
• Termine buchen via Kontaktanfrage und 1:1 Beratung in Form von Video- oder Audio-Calls ermöglichen.
• Virtueller Rundgang des Messegeländes.
• Austausch und Networking in Foren und öffentlichen Chats ermöglichen.
• Podiumsdiskussionen und Experten-Interviews via Live Stream übertragen.
• Bereitstellung von (klickbaren) Katalogen und Broschüren an den jeweiligen Messeständen.

Die Präsentation der Produkte ist – wie auch bei realen Messeständen – bei virtuellen Messen im Zentrum. Je mehr Interaktionspunkte Sie bieten, um das Interesse der Besucher zu wecken, desto mehr Anfragen erhalten Sie. Experten empfehlen daher eine Kombination aus etwa Produktvideos, Informationsseiten und -broschüren oder weiterführenden Links.

Sie fragen sich, wie viel eine virtuelle Messe kostet? Kostenfaktoren der digitalen Umsetzung beziehen sich überwiegend auf Marketingkosten zur Akquise sowie der grafischen Darstellung der 2D und 3D Modelle. Dabei berechnen sich die Kosten Ihrer virtuellen Messe individuell – abhängig der Größe, bzw. der Anzahl der Messestände sowie der digitalen und medialen Angebote. » Jetzt Preiskalkulation anfordern!

Bewerbung Ihres virtuellen Events: Machen Sie auf Ihr bevorstehendes Event aufmerksam und verzichten Sie hier nicht auf Marketing und Werbung. Nutzen Sie sämtliche Kanäle und posten Sie etwa Beiträge in Social Media oder News auf der eigenen Homepage. Indem Sie Owned Media verwenden haben Sie den Vorteil, dass die Werbekosten geringer ausfallen.

Unternehmen, die einen erfahrenen virtuelle Messe Anbieter engagieren, stellen meist zuerst die Frage: Wie läuft eine virtuelle Messe ab. Die Antwort darauf ist abhängig von den Art des virtuellen Messeauftritts.

Arten der virtuellen Messe:

• Virtuelle Messehallen dienen als Abbild einer analogen Messe. Messeveranstalter nutzen diese Art der virtuellen Messe, um Aussteller in einem gewohnten Umfeld zu präsentieren, üblicherweise mittels virtuellen Messeständen, „Bühnen“ für Vorträge und „Räume“ für Workshops und Seminare. Da diese Inhalte meist aufgezeichnet werden, können Messeteilnehmer Inhalte auch im Nachgang des eigentlichen Events anschauen.
• Digital Twins sind, wie der Name schon erahnen lässt, eine digitale Nachahmung der Live Veranstaltung – etwa in Form eines 3D-Modells der Messestände. Im Vergleich zu einer virtuellen Messehalle, die wie eine echte Messe zeitlich begrenzt mit einem Programm aufgebaut ist, können Interessenten auf die virtuelle Messe in Form eines digital twins jederzeit zugreifen. Die interaktive Präsentation ist meist dauerhaft verfügbar.

Virtuelle Begleitmessen sind bisher üblicher, da sie bestehende Messen ergänzen. Für Teilnehmer, die an der Live Veranstaltung vor Ort nicht teilnehmen können, wird ein zusätzlicher Live Stream übertragen. Messeveranstalter erzielen dadurch eine crossmediale Kommunikation mit Präsenzveranstaltungen vor Ort sowie der Ausstrahlung in der digitalen Welt.

Bei Übertragungen von realen Messen im Marketing als vollständiges virtuelles Messeerlebnis gibt es hingegen Nachholbedarf. Viele Veranstalter trauen dem innovativen Kommunikationsangebot noch nicht – und das, trotz der immensen Reichweite durch virtuelle Communities, Web-Portale und Kanäle. Insbesondere die multimediale Ausrichtung einer virtuellen Messe steigert den Erfolg. Die Mobiltechnologien ermöglichen eine dauerhafte Erreichbarkeit und Standortunabhängigkeit, wodurch die Attraktivität und vor allem die Effizienz der virtuellen Messe in naher Zukunft gesteigert wird.