Virtuelle Events:
So finden Sie das passende Format

Vor Ihrem virtuellen Event gibt es zahlreiche Aufgaben, die erledigt werden müssen, um sicherzustellen, dass die Digital-Veranstaltung reibungslos abläuft und die Ziele erreicht werden. Zu den wichtigsten Aufgabenbereichen zählen…

• Planung und Konzeption: Dazu zählen das Festhalten der Ziele, die Identifikation und Beschreibung der Zielgruppe, die Wahl des virtuellen Event Formates, die Erstellung einer Agenda sowie das Festlegen eines Budgets.
• Technische Vorbereitung: Zur technischen Vorbereitung gehören die Wahl der Plattform oder Software für das virtuelle Event, das Testen der technischen Infrastruktur sowie die Implementierung von Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen.
• Inhaltserstellung: In den inhaltlichen Bereich fallen die Auswahl der Redner und Moderatoren, die Vorbereitung der Präsentation sowie sämtlicher Materialien und Medieninhalte, etwa die Erstellung von Grafiken, Texten und Videos.
• Marketing und Kommunikation: Dieser Aufgabenbereich zielt vor allem darauf ab, Teilnehmer für Ihr virtuelles Event zu gewinnen. Das kann beispielsweise über den Versand von Einladungen geschehen, über Ankündigungen auf der Unternehmenswebsite oder auch über das Ausspielen von Anzeigen (beispielsweise über Social Media).
• Teilnehmermanagement: Das Teilnehmermanagement beginnt mit der Einrichtung einer Registrierungsplattform, umfasst aber auch das Pflegen einer aktuellen Teilnehmerliste sowie das Informieren der angemeldeten Teilnehmer über alle weiteren Schritte, neuste Infos und Updates zum bevorstehenden Event.
• Notfallpläne: Die Erstellung eines Notfallplans mit klaren Handlungsanweisungen (etwa bei technischen Störungen) sowie die Einrichtung von Backup-Systemen sollte ebenfalls nicht vergessen werden.
• Finale Vorbereitungen: Bevor Ihr virtuelles Event dann starten kann, sollten Sie anhand einer Checkliste noch einmal durchgehen, ob wirklich alle Vorbereitungen abgeschlossen wurden. Danach erfolgt noch ein letztes Briefing an alle Teilnehmer, damit alle (vom Support-Team bis hin zu den Rednern) bestmöglich vorbereitet ins Event starten können.