Virtuelle Event Formate: Das passende Format finden

Vor Ihrem virtuellen Event gibt es zahlreiche Aufgaben in der Veranstaltungsplanung, die erledigt werden müssen, um sicherzustellen, dass die Digital-Veranstaltung reibungslos abläuft und die Ziele erreicht werden; eine professionelle Organisation durch erfahrene Veranstalter ist dabei oft ein wichtiger Erfolgsfaktor. Zu den wichtigsten Aufgabenbereichen zählen…

• Planung und Konzeption: Dazu zählen das Festhalten der Ziele, die Identifikation und Beschreibung der Zielgruppe, die Wahl des virtuellen Event-Formates, die Erstellung einer Agenda sowie das Festlegen eines Budgets; Plattform und Ablauf sollten dabei an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden, ebenso Budget und Zeitplan je nach Art des Formats.

• Technische Vorbereitung: Zur technischen Vorbereitung gehören die Wahl der Plattform oder Software für das virtuelle Event, das Testen der technischen Infrastruktur sowie die Implementierung von Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen. So lassen sich technische und organisatorische Herausforderungen früh erkennen und mit der passenden Lösung adressieren.

• Inhaltserstellung: In den inhaltlichen Bereich fallen die Auswahl der Redner und Moderatoren, die Vorbereitung der Präsentation sowie sämtlicher Materialien und Medieninhalte, etwa die Erstellung von Grafiken, Texten und Videos.

• Marketing und Kommunikation: Dieser Aufgabenbereich zielt vor allem darauf ab, Teilnehmer für Ihr virtuelles Event zu gewinnen. Das kann beispielsweise über den Versand von Einladungen geschehen, über Ankündigungen auf der Unternehmenswebsite oder auf der entsprechenden Website bzw. Seite des Events als Event-Landingpage mit klarer Call-to-Action sowie über das Ausspielen von Anzeigen (beispielsweise über soziale Medien).

• Teilnehmermanagement: Das Teilnehmermanagement beginnt mit der Einrichtung einer Registrierungsplattform; ein strukturierter Registrierungsprozess kann dabei die No-Show-Rate senken. Es umfasst aber auch das Pflegen einer aktuellen Teilnehmerliste sowie das Informieren der angemeldeten Teilnehmer über alle weiteren Schritte, neueste Informationen und Updates zum bevorstehenden Event. Digitale Plattformen liefern zudem detaillierte Daten zur Teilnahme und zu Interaktionen. Deren Auswertung hilft, künftige Veranstaltungen zu optimieren. Auch die Nachbereitung ist wichtig, etwa für Lead-Pflege und Feedback per E-Mail nach dem Event.

• Notfallpläne: Die Erstellung eines Notfallplans mit klaren Handlungsanweisungen (etwa bei technischen Störungen) sowie die Einrichtung von Backup-Systemen sollte ebenfalls nicht vergessen werden.

• Finale Vorbereitungen: Bevor Ihr virtuelles Event dann starten kann, sollten Sie anhand einer Checkliste noch einmal durchgehen, ob wirklich alle Vorbereitungen abgeschlossen wurden. Danach erfolgt noch ein letztes Briefing an alle Teilnehmer, damit alle (vom Support-Team bis hin zu den Rednern) bestmöglich vorbereitet ins Event starten können — gerade seit dem Lockdown hat sich gezeigt, wie wichtig strukturierte Abläufe sind.