Die Begriffe „Hybrid-Veranstaltung“ oder „hybrides Event“ fallen in letzter Zeit immer häufiger, wenn es um das Planen von Veranstaltungen – insbesondere in Zeiten von Kontaktbeschränkungen – geht. Doch zur genauen Bedeutung des Begriffs kursieren teilweise missverständliche Erklärungen, welche Hybridveranstaltungen oftmals einfach als Synonym für Livestreams betrachten.
In diesem Beitrag soll es aber nicht nur darum gehen, was eine Hybrid-Veranstaltung eigentlich ist, sondern auch darum, welche hybriden Veranstaltungsformate es überhaupt gibt und welche Vor- und Nachteile diese spannende, neue Event-Kategorie mit sich bringt.
Natürlich werden wir Ihnen auf dem Weg aber auch einige Beispiele für hybride Events vorstellen, die Ihnen ein noch besseres Bild davon vermitteln, wie so eine Veranstaltung in der Praxis aussehen kann.
Bei einer Hybrid-Veranstaltung handelt es sich um eine Kombination aus einer physischen Präsenzveranstaltung und einem virtuellen Event. Während nur eine begrenzte Zahl an Zuschauern und Gästen wirklich direkt vor Ort ist, wird das Event für alle anderen per Livestream ins Internet übertragen. So können Interessierte von zu Hause (oder einem beliebigen anderen Ort) aus teilnehmen. Voraussetzung dafür ist lediglich eine stabile Internetverbindung.
Im Gegensatz zu anderen Veranstaltungen, die per Livestream ins Internet gesendet werden, geht die Hybridveranstaltung aber noch einen Schritt weiter. So soll der Online-Zuschauer mehr als ein bloßer Beobachter aus der Ferne und stattdessen ein aktiver Teil der Veranstaltung sein. Dadurch wird das Erlebnis für den Fern-Teilnehmer noch intensiver.
Um dieses Ziel zu erreichen und die Online- und Offline-Welt zu verbinden, setzen hybride Events auf zahlreiche interaktive Funktionen, die den Online-Teilnehmer besonders stark involvieren. Beispiele wären hier etwa Live-Chats, Umfragen, interaktive Spiele & Rätsel sowie kleine Wettbewerbe und virtuelle Meetingräume.
Laut atmosfair verursacht die An- und Abreise zu Präsenzveranstaltungen etwa 70 % der CO2-Emissionen der gesamten Veranstaltung. Durch ein hybrides Event lässt sich die CO2-Emission der Veranstaltung also deutlich reduzieren.
Die Hybrid-Veranstaltung gibt es in ganz unterschiedlichen Formen und Ausprägungen. Sie wird sowohl zur Übertragung von Festivals und Konzerten als auch für die Präsentation von neuen Produkten oder zur Durchführung von Kongressen, Messen und Podiumsdiskussionen eingesetzt, um noch mehr Reichweite zu generieren.
Daneben existieren aber auch noch viele weitere hybride Veranstaltungsformate. Mit zunehmender Bekanntheit hybrider Events erkennen außerdem immer mehr Unternehmen die Chancen dieser Event-Kategorie und entwickeln weitere innovative Formate. Die folgende Liste liefert also nur einen kleinen Auszug der wirklichen Möglichkeiten.
Hybride Veranstaltungsformate:
Konzerte und Festivals erreichen als hybride Events noch mehr Zuschauer.
Nachdem wir Ihnen bereits einige Veranstaltungsformate vorgestellt haben, folgen nun Beispiele für hybride Events aus der Praxis.
Die weltweit erste hybride Weinverkostung veranstaltete Österreich Wein im Jahr 2020 in Moskau.
Österreich Wein veranstaltete Ende 2020 die wohl erste hybride Weinverkostung der Welt. Dazu wurden 160 Fachbesucher eingeladen, um in Moskau insgesamt 195 Weine aus Österreich zu verkosten. Über ein Online-Tool konnten die Fachbesucher per Chat oder Videotelefonat live und direkt mit den Winzern in Kontakt treten. Eine weitere Funktion, die das Online-Tool den Teilnehmern der Weinverkostung bot, war die Möglichkeit, tiefergehende Informationen sowie kurze Videos zu den Weinen und dem jeweiligen Weingut abzurufen.
Empower 21 war ein hybrides Event, das Anfang 2021 in Texas stattfand. Die Teilnehmer konnten sich auf einer Plattform registrieren und dann physisch oder virtuell an bis zu 49 Veranstaltungen teilnehmen, die von Panels über Keynotes bis hin zu Workshops reichten. Darüber hinaus konnten sich Online- und Präsenzteilnehmer untereinander vernetzen, direkt miteinander kommunizieren und interagieren.
Hybride Events bieten jede Menge Chancen, Möglichkeiten und Vorteile für Unternehmen. Das beginnt mit der wesentlich höheren Reichweite, da Zuschauer von überall auf der Welt teilnehmen können, und erstreckt sich bis zur Kostenersparnis und Aspekten der Nachhaltigkeit. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorteile von Hybridveranstaltungen.
Zuschauer können mit dem Smartphone oder Computer von überall auf der Welt an hybriden Veranstaltungen teilnehmen. Dadurch fallen weite Anfahrtswege oder hohe Reisekosten als Teilnahmehürden komplett weg. Auch die Größe der Räumlichkeiten vor Ort stellt somit bei einem hybriden Event kein Hindernis dar. Interessierte mit knappem Zeitbudget können durch den Online-Zugang außerdem ganz gezielt an einzelnen Vorträgen und Formaten teilnehmen, für die eine Anfahrt zu aufwendig gewesen wäre.
Da nur ein Teil der Zuschauer wirklich vor Ort ist, fallen auch die anzumietenden Räumlichkeiten kleiner aus. Kosten für die Verpflegung und Unterbringung von eingeladenen Talk-Gästen lassen sich ebenfalls deutlich reduzieren.
Die zahlreichen Interaktionsmöglichkeiten, die Hybrid-Veranstaltungen für Online- und Offline-Gäste bieten, ermöglichen eine aktive Teilnahme, die zu einem besonders intensiven Erleben führt. Online-Zuschauer erfahren durch die Interaktion ein individuelles Erlebnis, das zu mehr Aufmerksamkeit und einer stärkeren Bindung führt.
Wird eine Aufzeichnung der Online-Übertragung gespeichert, kann diese immer wieder verwendet werden. So lassen sich zum Beispiel auch zukünftige Veranstaltungen effektiv bewerben. Das führt zu mehr Teilnehmern und noch mehr Erfolg bei der nächsten Hybridveranstaltung.
Individualisierung und Personalisierung werden immer wichtiger in der erfolgreichen Kundenansprache. Hybride Events lassen sich in ihrer Online-Form individuell gestalten und auf den Kunden oder eine Kundengruppe ausrichten, z. B. durch ein auf die jeweilige Zielgruppe ausgerichtetes Design der Event-Plattform.
Hybride Events bieten auch aus einer Umwelt- und Nachhaltigkeitsperspektive eine interessante Alternative zu reinen Präsenzveranstaltungen. Durch die reduzierte Zahl an anreisenden Teilnehmern kann etwa CO2 eingespart werden. Auch anfallender Verpackungsmüll vor Ort lässt sich durch die Online-Teilnahme vermeiden.
Mit einem Smartphone, Tablet oder PC ist die Teilnahme an einer Hybrid-Veranstaltung von überall aus möglich.
Neben den vielen Vorteilen von hybriden Events, gibt es aber auch einige Nachteile oder Herausforderungen, für die Lösungen gefunden werden müssen, damit die Hybrid-Veranstaltung zu einem echten Erfolg werden kann.
Um eine hybride Veranstaltung durchzuführen bedarf es einiger technischer Mittel und Gerätschaften. Sollen diese nicht von einer Agentur gemietet, sondern selbst gekauft werden, fallen hier zunächst einige Investitionskosten an.
Um nicht nur die Teilnehmer vor Ort, sondern auch die Online-Teilnehmer jederzeit perfekt betreuen zu können, ist zusätzliches Personal notwendig. Dieses muss außerdem bezüglich technischer Fragestellungen geschult sein, um Teilnehmern bei auftretenden Technikproblemen schnell weiterhelfen zu können.
Wer eine Hybrid-Veranstaltung durchführen will, muss im Prinzip zwei Veranstaltungen organisieren, da sich die Wünsche und Bedürfnisse von Präsenz- und Online-Teilnehmern voneinander unterscheiden. Gleichzeitig muss eine Brücke zwischen beiden Events geschlagen werden, um ein gemeinsames Erleben beider Gruppen zu ermöglichen.
Hybride Veranstaltungen und Events bieten großartige Möglichkeiten, auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen oder wenn nur kleine Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, große Events mit einer unbegrenzten Zahl an Teilnehmern durchzuführen.
Die vielen interaktiven Möglichkeiten sorgen auch bei Online-Teilnehmern für ein spannendes Erlebnis, das den Zuschauer zum Mitgestalter macht und die sonst eher knappe Aufmerksamkeit von Internetnutzern besonders lange binden kann.
Wir sind der Meinung, dass die Bedeutung von hybriden Events in den kommenden Jahren noch drastisch zunehmen wird. Neue Formen der Interaktion werden die Grenzen zwischen physischem und virtuellem Raum zunehmend schwinden lassen und ganz neue Erlebnisse ermöglichen.
Unternehmen, welche die Chancen hybrider Veranstaltungen so gut wie möglich für sich nutzen wollen, sollten sich an einen erfahrenen Anbieter für hybride Events wenden. So lassen sich viele Fehler und Komplikationen in der Planung und Durchführung der komplexen Hybridveranstaltungen direkt umgehen und alle Chancen und Möglichkeiten ausschöpfen.
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